[转载]GTD——一种比较流行的任务管理系统 - ZhugeKM - 博客园

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[转载]GTD——一种比较流行的任务管理系统 – ZhugeKM – 博客园.

  GTD,即Get Things Done,是David Allen创造的一种任务管理系统,也是他写的一本书的名字。

GTD方法其中最重要的一点之一就是将一切你需要处理的事情都从大脑中脱离出来,然后放到一个系统中。 GTD过程可以被归纳为:

1. 收集(Collection)

2. 处理(Processing)

3. 组织(Organizing)

4. 回顾(Reviewing)

5. 做(Doing)

这是使用GTD的基本原则。

 

1. 收集(Collection)

在你刚开始使用GTD方法时,首先静下来,花20分钟去掏空你的大脑,将脑中的东西全部导出来,丢到Inbox中。你的e-mail的 Inbox,你的RSS订阅,这些都是你待处理的Inbox。Inbox可以是任何一种你所喜欢使用的工具:记事本,电子记事本,录音笔,邮件,手机。这 些都可以,推荐使用你能最为方便记录的工具,越简单越能随手记录最好。

在你做一件事情的时候可能突然有一个想法或者信息蹦出来,这个时候你就该把这个想法或者信息丢到Inbox中。

把信息丢到Inbox中后,你还需要定期去清空Inbox,比如一天一次,有需要的话可以一天两次或三次,但不要太“勤快”地去清空 Inbox,比如当丢进去的时候就去清空,那样就达不到管理的意义了,原本在做事的时候把这个突然蹦出来的信息丢到Inbox中就是为了把它从大脑中脱离 出来,但又不会被遗忘,然后再在一个特定的时间被处理(比如每天晚上)。

上面提到你有很多Inbox,GTD的Inbox,e-mail的Inbox,RSS订阅等等,现在的信息确实是越来越大,而且是爆炸式的增 长,这些信息根本无法被完全消化,而且其中还有一大部分都是没什么实际价值的信息。所以,这里推荐大家最大程度的去减少自己的Inbox。减少RSS订阅 的数量,退订一些没用的e-mail,创建规则去管理e-mail。

 

2. 处理(Processing)

当完成收集过程之后,就要开始清空Inbox,处理任务。在这之前先建立几个文件夹(清单): 项目,Someday/Maybe,下一步,等待,日程,参考资料。下面是书中的一张处理流程图:

  处理Inbox中的任务:

1. 这个任务是否需要采取行动(是否可执行)?是,的话安排。否,没用的信息丢弃,是参考资料,放到参考资料中去。

2. 如果这个任务可以在5分钟内完成的(立即可以完成的,书中写的是2分钟,我设定的是5分钟),那直接完成。

3. 需要更多时间来完成的,先确定这个任务是否要去做,再分析这个任务是一个单步的任务还是一个需要多个任务来完成的项目。

4. 如果这个任务是一个日程,比如什么时候在哪里和谁约会,那就直接放到你的日程表中去。

5. 如果这个任务其他人做更合适,那就委托出去,然后在你的等待中记录一条关于这条委托的信息,比如等待XX给我答覆,并记录委托出去的时间。

 

3. 组织(Organizing)

在清空完Inbox之后(或者在处理Inbox中),按照自己的分类方法对项目和任务进行组织,管理。比如有些是工作,工作中的某个项目,个 人,个人中的某个项目,下一步,Someday/Maybe(一些你现在不打算做,但又希望将来可能在某一时间去做的事情),参考资料。其中任务可以有其 特定的情景模式,比较常用的情景模式:在家,在办公室,在电脑旁,电话,在网上,外出,等待等等。使用情景模式例子如:一个任务叫“在什么时候打电话给 XX”,这个任务很典型,是需要电话的,所以它可以添加一个叫做电话的情景。当然,情景也可以是人,比如你的Boss,你有些任务是要和Boss处理的, 可能在这个任务中还会有其他情景,比如在办公室,但Boss比在办公室更清楚,能够更容易得让你得到目前情景最合适去执行的任务。

 

4. 回顾(Reviewing)

你很难在不回顾的前提下知道你做了什么,你的某个项目的进度如何,下一步是什么,如何安排下一步。。。推荐每个星期做一个回顾,然后一个月做一个大的回顾,你也可以进行每天的回顾。

1. 回顾你的日程表,这里有你最重要的事情和约会(不是硬性的东西不会记录到这里),你可以看到你下个星期有什么重要事情和约会,做出调整或 者添加。然后根据日程表里的东西来安排调整下一步中的任务(日程表是神圣的,里面都是硬性的任务,如果有任务和日程表冲突,那就只好让下一步中的任务妥 协,做出更改)。

2. 检查你的下一步清单。这里有一些待办事件,查看每个项目是否正常推进中,如果在阻塞状态下是添加任务来推进还是暂停该项目。什么项目是你要继续执行的,什么项目是完成了的,什么项目是你想要暂停的。你可以在这里为这些任务进行安排,调整。

3. 检查你的等待清单,查看你所等待的任务怎么样了,是否得到了答覆,或者是否完成了,从而推进这个任务的原有项目前进。

4. 检查Someday/Maybe,这里都是一些你一些将来可能要在某个时间去做的事情。你可以根据你现在的情况来决定是否现在或者将来一个具体的时间去执行其中的某个任务或者项目。

你可以不做每天的回顾,但每个星期的回顾是一定需要的,比如每个星期的星期日,简单的查看一些这个星期完成的(也可不看,GTD不侧重这个),然后按照上面的步骤来进行安排。

 

5. 做(Doing)

在没有计划和安排的情况下,当你做完一件事,或者犹豫不决的时候,你是去查看一下e-mail,还是打个电话,又或是处理某一个任务?这时候你 最多的依据就是你的感觉,感觉那件事情该现在去做,或者在接下来的某一段时间能够完成。而如今,你有了自己的计划和安排,完全可以通过任务管理系统来得到 你目前最佳的任务去执行。

1. 日程表。日程表中的永远都是优先级最高的,如果在这个时间上日程表上有安排,不用考虑,去做。

2. 下一步清单。下一步清单中的每个任务有其特定的情景模式,完成任务需要的时间,任务的优先级等。你可以通过你目前的情景模式来作为主要参考,也可以根据优先级作为主要参考,也可以根据任务需要的时间作为参考。那什么是最合适的任务呢?

假设你现在在办公室,刚完成一个任务,现在时间是10点30分,你在11点有个会议。在这种情况下,你可以优先考虑任务需要的时间和情景模式, 只有半个小时,再加上你还要去会议室,也就是你中间能用的时间差不多15-20分钟,你就可以查看下一步清单中有没有可以在20分钟内完成的任务,比如整 理办公桌上的文件。

一般情况下,推荐优先选择优先级高的任务来执行,一般这些任务比较重要(否则也不会给予高优先级),然后结合情景模式来得到目前最佳任务。

我的处理方式是每天根据Eat that Frog和要事第一原则来开始,优先执行一天中最困难和最重要的任务。每天先把最困难和最重要的任务完成了,接下来就是简单一些,相对不重要的任务了,再 根据80/20原则,我把那些最困难和最重要的任务完成了,这些能够推进我的工作和人生前进,而那些不重要的任务,即使今天后面的时间有了拖延心态,拖延 的也只是不重要的任务,甚至是可以不做的任务,不会对大的方向产生影响。

 

GTD或者其他的任务管理系统,最最最重要的还是,不做就算安排了再好的计划那也是没有任何意义的。还有就是回顾,每周回顾,你就可以为下一周做详细安排。还有一条隐藏的信息“信任你的系统”,只有你信任你的系统,你才能不犹豫得从系统中得到下一个任务去执行,而你不断去完成任务你也会更加信任你的系统。

GTD里面有些东西确实有点复杂,如果你总共只有20-50个任务的话,那只使用Inbox和下一步清单就差不多可以满足需求了;反之,则需要去建立项目,使用情景模式等来管理。

这里是一些GTD软件,你可以去试一下:OmniFocus(强烈推荐)、Things、Toodledo、Doit.im等等。网页的,iOS的,Android的还有很多相关的应用。

 

接下来我将介绍怎么使用OmniFocus和我是怎么使用OmniFocus的。

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